അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ഇ-മെയില് മര്യാദകള്:-
ഇ-മെയില് ഇന്ന് നമ്മുടെ ജീവിതത്തിന്റെ ഭാഗമായിക്കഴിഞ്ഞു. ഒരു ഇ-മെയില് വിലാസമെങ്കിലും ഇല്ലാത്തവര് നമ്മുടെയിടയില് ചുരുങ്ങും. ആവശ്യം വ്യക്തിപരമോ ഔദ്യോഗികമോ വിദ്യാഭ്യാസപരമോ തൊഴില്പരമോ ആകട്ടെ; അംഗീകൃത ആശയവിനിമയോപാധി എന്ന നിലയില് ഇ-മെയില് പരക്കെ സ്വീകരിക്കപ്പെട്ടുകഴിഞ്ഞു.
എന്നാല് ഇ-മെയില് എഴുതുമ്പോള് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട പല കാര്യങ്ങളും ആര്ക്കും അറിയില്ല എന്നതാണ് പ്രധാന കാര്യം. നമ്മള് എന്തെഴുതുന്നു എന്നതിനേക്കാള് എങ്ങനെ എഴുതുന്നു എന്നതിന് ഇ-മെയില് സംബന്ധിച്ചാകുമ്പോള് ഏറെ പ്രധാനമാണ്. പ്രത്യേകിച്ചും ഇ-മെയില് വഴി നാം ബന്ധപ്പെടുന്നവരില് പലരും അപരിചിതരാണെന്നിരിക്കെ. അത്തരത്തിലുള്ള ‘ഇ-മെയില് മര്യാദകള്’ എന്തെല്ലാമാണെന്ന് നോക്കാം.
ഫോണ്ട്
വിവിധ തരത്തിലുള്ള ഫോണ്ടുകള് ഉപയോഗിച്ച് ഇ-മെയില് സന്ദേശം ഡിസൈന് ചെയ്യാന് നിങ്ങള് ശ്രമിക്കാറുണ്ടെങ്കില് ശ്രദ്ധിക്കുക. എല്ലാ സന്ദേശങ്ങള്ക്കും ഇങ്ങനെ ചെയ്യാന് പാടില്ല. നിങ്ങളുടെ ഇഷ്ടങ്ങള്ക്കനുസരിച്ചായിരിക്കും നിങ്ങള് ഫോണ്ടുകള് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. പക്ഷെ അത് മറ്റൊരാള്ക്ക് രസിച്ചെന്നുവരില്ല. കടലാസുകളില് അച്ചടിക്കുന്ന അക്ഷരങ്ങളും സ്ക്രീനില് കാണുന്ന അക്ഷരങ്ങളും തമ്മില് കാതലായ വ്യത്യാസമുണ്ട്. ഫോണ്ടിന്റെ സാങ്കേതികതയില് പറയുകയാണെങ്കില് സാന്സ് സെരീഫ് ഫോണ്ടുകളാണ് സ്ക്രീനില് അനുയോജ്യം. സെരീഫ് ഫോണ്ടുകള് അച്ചടിക്കാണ് ഏറെ ഗുണകരം.മിക്ക ഇ-മെയില് ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലും സ്ക്രീനിനനുയോജ്യമായ ഫോണ്ടുകളാണ് ഡീഫോള്ട്ടായി ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടാകുക. കഴിയുന്നതും ഈ ഫോണ്ടുകള് തന്നെ ഉപയോഗിക്കാന് ശ്രമിക്കുക. കൂടാതെ ഫോണ്ടിന്റെ വലിപ്പം അനാവശ്യമായി വലുതാക്കുകയും ചെറുതാക്കുകയോ ചെയ്യുന്നതും സന്ദേശത്തിന്റെ വായനയെ ബാധിക്കും. 12 പോയിന്റ് ആണ് സാധാരണഗതിയില് ഉപയോഗിക്കുന്ന സ്റ്റാന്ഡേര്ഡ് ഫോണ്ട് സൈസ്.
നിറം
ഇ-മെയില് സന്ദേശങ്ങള് നിറങ്ങള് കുത്തിനിറച്ച് തയ്യാറാക്കരുത്. പ്രത്യേകം പ്രാധാന്യമര്ഹിക്കുന്ന സന്ദേശത്തിലെ ചില ഭാഗം കടുപ്പിച്ചെഴുതുകയോ ഏതെങ്കിലും ഒരു നിറം നല്കുകയോ ചെയ്യുന്നതില് കുഴപ്പമില്ല. എന്നാല് കോണ്ട്രാസ്റ്റിംഗ് നിറങ്ങള് ഉപയോഗിക്കാതിരിക്കാന് ശ്രദ്ധിക്കുക. ലൈറ്റ് ബാക്ക്ഗ്രൗണ്ടില് ഡാര്ക്ക് നിറത്തിലുള്ള ഫോണ്ട് ആണ് എപ്പോഴും കൂടുതല് അനുയോജ്യം. വാള്പേപ്പര്
ഇ-മെയില് സന്ദേശത്തിന് വോള്പേപ്പര് ക്രമീകരിക്കുന്ന രീതി ചിലരെങ്കിലും പിന്തുടരുന്നുണ്ട്. അന്യോന്യം അറിയുന്ന സുഹൃത്തുക്കള് തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയത്തിന് ഇത്തരം വോള്പേപ്പര് ഉപയോഗിക്കുന്നത് കുഴപ്പമുണ്ടാകണമെന്നില്ല. എന്നാല് തീരെ പരിചയമില്ലാത്തവര്ക്ക് വോള്പേപ്പറുള്ള മെയിലുകള് അയയ്ക്കാതിരിക്കുകയാണ് നല്ലത്. കാരണം നിങ്ങളുടെ താല്പര്യത്തിനനുസരിച്ച് നിര്മ്മിച്ചിരിക്കുന്ന ഡിസൈന് ചിലപ്പോള് മറ്റുള്ളവര്ക്ക് അരോചകമായിരിക്കും.വലിയക്ഷരങ്ങള്
ഇ-മെയില് സന്ദേശം ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോള് ഒരിക്കലും വലിയക്ഷരങ്ങള് മാത്രം ഉപയോഗിക്കരുത്. ഉച്ചത്തില് ആക്രോശിക്കുന്നതിന് തുല്യമാണ് വലിയക്ഷരങ്ങള്. കൂടാതെ ഒരു സന്ദേശം പൂര്ണമായും വലിയക്ഷരത്തില് എഴുതുന്നത് വായിക്കാനും പ്രയാസമാണ്. നമ്മുടെ പുസ്തകങ്ങളും പത്രങ്ങളുമൊന്നും പൂര്ണമായും വലിയക്ഷരത്തില് തയ്യാറാക്കുന്നില്ല എന്ന കാര്യം പ്രത്യേകം ഓര്ക്കുക.ഇമോട്ടിക്കോണുകള്
സന്ദേശങ്ങളില് നിങ്ങളുടെ വികാരങ്ങള് പ്രകടിപ്പിക്കാനുള്ള സംവിധാനമാണ് ഇമോട്ടിക്കോണുകള്. ചിരി, ദേഷ്യം തുടങ്ങിയവയ്ക്കെല്ലാം ഇത്തരത്തിലുള്ള ഇമോട്ടിക്കോണുകള് ലഭ്യമാണ്. സാധാരണഗതിയില് ഒരു ഹാസ്യം പറയുകയോ മറ്റോ ചെയ്താല് 
എന്ന ഇമോട്ടിക്കോണ് ഉപയോഗിക്കും. സന്തോഷമില്ലാത്തവയവസരത്തിലോ അല്ലെങ്കില് സന്ദേശത്തില് ദുഃഖകരമായ എന്തെങ്കിലും സംഭവം പറയുമ്പോഴോ L എന്ന ഇമോട്ടിക്കോണ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.ഇങ്ങനെ ഒട്ടേറെ ഇമോട്ടിക്കോണുകള് ലഭ്യമാണെങ്കിലും ഇ-മെയില് സന്ദേശത്തില് ഇവയുടെ അമിതോപയോഗം അഭിലഷണീയമല്ല. ചിലപ്പോള് നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യം തിരിച്ചടിക്കാനും ഇത് കാരണമായേക്കും. ഇമോട്ടിക്കോണ് ധാരാളമായി ഉപയോഗിക്കുന്നത് ചാറ്റിംഗിനിടയിലാണ് എന്ന കാര്യവും പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക.വ്യാകരണം
ഔപചാരികമായ ഒരു ഇ-മെയില് സന്ദേശമാണ് നിങ്ങള് അയയ്ക്കുന്നതെങ്കില് അവയിലെ വ്യാകരണം വളരെ ശരിയായിരിക്കാന് പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കുക. അനൗപചാരിക സന്ദേശങ്ങളില് വ്യാകരണം അത്രതന്നെ മുറുകെ പിടിക്കണം എന്നില്ല. എങ്കിലും വളരെ മോശമായ രീതിയില് വ്യാകരണപ്പിശകുള്ള സന്ദേശങ്ങള് സ്വീകര്ത്താവിന് നിങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള മതിപ്പ് കുറയ്ക്കാന് കാരണമാകുമെന്ന് പ്രത്യേകം പറയേണ്ടതില്ലല്ലോ.അക്ഷരത്തെറ്റ്
ഇ-മെയില് സന്ദേശങ്ങളില് ഒരിക്കലും അനുവദനീയമല്ലാത്ത ഒരു കാര്യമാണ് അക്ഷരത്തെറ്റ്. ഏതെങ്കിലും വാക്കുകളുടെ ചുരുക്കെഴുത്തുകള് ഉപയോഗിക്കുന്നതില് തെറ്റില്ല. എന്നാല് അക്ഷരത്തെറ്റും ചുരുക്കരൂപവും തമ്മില് വളരെ വ്യത്യാസമുണ്ട്. അക്ഷരത്തെറ്റുള്ള ഒരു സന്ദേശം ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാല് സ്വീകര്ത്താവ് നിങ്ങളുടെ ബുദ്ധിശക്തിയെയും വിദ്യാഭ്യാസയോഗ്യതയെയും ഒറ്റയടിക്ക് അളന്നുകഴിയും. പിന്നീടുള്ള ആശയവിനിമയത്തിലെല്ലാം അര്ഹിക്കുന്ന പരിഗണന നിങ്ങള്ക്ക് ലഭിക്കാതിരിക്കാന് വരെ ഇത് കാരണമായേക്കാം.ചുരുക്കെഴുത്തുകള്
ഇ-മെയില് സന്ദേശങ്ങളില് ചുരുക്കെഴുത്തുകള് ധാരാളമായി ഉപയോഗിക്കപ്പെടാറുണ്ട്. ഉദാഹരണം FYI. For Your Information എന്നതിന്റെ ചുരുക്കരൂപമാണിത്. മറ്റു ചിലതുകൂടി നോക്കാം. ttfn (ta-ta for now), ttyl (talk to you later), b4 (before).ഇത്തരത്തിലുള്ള ചുരുക്കെഴുത്തുകള് അത്യാവശ്യത്തിന് മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. ചുരുക്കെഴുത്തിന്റെ ഉപയോഗം സ്വീകര്ത്താവിന് അവയെക്കുറിച്ചുള്ള അറിവിനെക്കൂടി അറിഞ്ഞുവേണം ഉപയോഗിക്കാന്. സ്വീകര്ത്താവിന് അവയുടെ പൂര്ണരൂപം അറിയില്ലെങ്കില് നിങ്ങള് ഉപയോഗിക്കുന്ന ചുരുക്കെഴുത്തുകള് തിരിച്ചടിക്കുമെന്ന് തീര്ച്ച.
ചുരുക്കത്തില് സുപ്രധാന ഇ-മെയില് സന്ദേശങ്ങള് തയ്യാറാക്കുമ്പോഴെല്ലാം ഒരു പൊടിപ്പും തൊങ്ങലുമില്ലാതെ സാധാരണരീതിയിലുള്ള സന്ദേശങ്ങള് തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. വ്യാകരണവും സ്പെല്ലിംഗും എപ്പോഴും ശരിയാക്കാനും ശ്രദ്ധിക്കുക. കൂടാതെ ഇ-മെയിലും ചാറ്റിംഗും രണ്ടാണെന്ന ബോധം എപ്പോഴുമുണ്ടായിരിക്കുകയും വേണം.
അഭിപ്രായങ്ങളൊന്നുമില്ല:
ഒരു അഭിപ്രായം പോസ്റ്റ് ചെയ്യൂ